咨询热线: 400-6655-930
帮助中心
会员中心
#

企业如何做好文档管理?

来源:博士云科创海 2022-07-16


对于企业而言,企业文件是涵盖了企业核心知识、商业经验、操作流程等内容的无形资产,也是日常工作中必不可少的工具载体。文档管理是企业必须做好的重要工作,然而许多企业对于文档管理的重视程度不高,也没有专门的制度进行管理,由此带来了诸多问题。


企业文档管理中存在的问题


1,碎片化存储

通常,公司文档分散在各种员工的工作计算机和移动设备中,没有统一的归纳和存储。这将导致问题,如在寻找信息时不知道文档在谁手中,旧文件存储位置记忆模糊,无法快速找到,这将极大地影响工作效率。此外,在项目负责人变更、员工入职、辞职等情况下,文件转移无法顺利连接。


2.文档权限不清楚

目前,大多数企业的内部信息和秘密文件只允许少数人共享和流通,但有时涉及上下级之间的合作,甚至公司内外的合作都超出了传统文件管理方法的控制范围。此外,由于人员权限不明确,核心文件的细节被错误地修改和删除,甚至恶意删除。


3.缺乏文档共享与合作

在工作组中修改文档时,通常由QQ、微信、电子邮件等传输,导致文档的多个版本。在下载和保存时,很容易区分哪个是最新版本。团队不能保证修订后的最新版本,这极大地影响了合作的效率。


企业如何科学管理文档?


为了解决文档管理的问题,不少企业选择使用云盘存储,将文件统一存储到云空间,避免本体碎片化存储带来的风险,也提升了文件流转的效率。


科创海在为企业提供云空间存储的同时,将文档管理具体到了实际的应用场景。


【科研管理】功能中,企业可以对项目进行结构化的流程管理,其中就包括了对项目发展各个阶段的文档管理。


在项目创建初期,企业科创上传项目申请书、预算书、任务书、决议书、报告书等项目资料,也可以直接下载套用科创海提供的资料模板,在初期建立完整的文档体系。



项目中的文档,团队里所有成员均可查看,相较于传统的云盘存储,科创海科研管理下的文档与项目有更强的关联性,成员可通过项目查看与之相关的文档,有效的提升了协作效率。


文档支持加密分享,企业可以自主选择分享有效时间,以及是否需要密码,保护资料的安全性。



科研管理能够让企业直观看到每个阶段的推进过程,是否正在进行,已经完成还是需要延期。在每个阶段,都会有相应的文档管理功能,方便成员查看,进一步细化文档的应用场景,无需再从庞大的文件库里单独寻找。



科创海文档支持在线协同操作,成员可以对文档内容进行评论,共同参与到文档的完善中,每一次操作也会被系统记录,管理者可以查看具体成员的操作路径,建立责任机制。


除了【科研管理】【创意协同】可以帮助企业整理在创意阶段用做理论支撑、展示说明用的资料文档。【费用归集】可以帮助企业整理各项目环节产生的费用明细、凭证等文档。将文档管理融入企业日常的工作场景中,减少企业团队在文档管理上的学习成本,自然的建立起安全、高效、可溯源的文档管理体系。



关于我们





科创海是由博士科技旗下团队打造,致力于科创属性全生命周期数字化管理及提升的SaaS云平台,依托博士科技近20年创新服务经验及资源沉淀,为科创型企业提供科创发展进程数据化评估、企业自检、全产业维度大数据信息检索、智能申报、智能风险预警、情报调研、可视化数据对比、专家咨询指导等服务,解决企业转型定位、技术突破难题,高效整合产业各方资源,为企业科技创新发展赋能。


用电脑浏览器打开以下链接

https://kch.boshiyun.com.cn/


进入科创海大数据SaaS云平台

立即体验

↓↓↓

一键查询政策信息·知产数据

实时追踪政策·企业动态

企业科创发展进程数据化评估




任何关于科创海SaaS平台的疑问

都可添加顾问微信咨询



点击在看,与朋友分享知识