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企业研发费用管理常见的问题及解决方案

来源:博士云科创海 2022-10-02


近年来,为提高企业的竞争力,许多企业不断加大研发投入,增强企业科技创新能力。国家在财税政策方面也大力支持企业创新,然而不少企业只是盲目增加科研投入,并未建立起科学的管理体系,出现了研发费用管理不规范、研发投入流程不顺畅、科研投入不断增加,但收效甚微,甚至相关的税收优惠政策也没有完全享受到等问题。



今天我们就来盘点企业在科研费用管理过程中常见的问题、存在的风险,以及如何建立完善的研发管理体系,提高企业管理水平。


01

企业研发费用管理过程中存在问题


研发活动的界定不准确


根据财税【2015】119号文件,研发活动是指企业为获得科学与技术新知识,创造性运用科学技术新知识,或实质性改进技术、产品(服务)、工艺而持续进行的具有明确目标的系统性活动。只有这些项目才能够纳入研发活动进行管理,享受国家的财税优惠政策。


在企业的经营管理中,财税人员负责研发费用的归集申报,技术研发人员负责研发活动的实施,技术人员对财税知识往往了解的不多,但没有技术人员进行审核认定,财务人员对研发活动的理解仅仅停留在字面的意思,如果单单依靠财务人员去界定一项活动是否是研发活动是很困难的。



研发活动的管理流程不健全


研发活动对企业至关重要,但很多企业,特别是小微企业通常没有专门负责管理的研发部门,企业研发性的活动缺乏集中性管理,所发生的研发费用比较分散,从研发支出预算安排、研发费用支出审核、研发费用的归集整理、研发支出的税费申报以及相关政府补助的申报等环节没有统一的管理安排。有些企业的研发项目有时存在多项同时进行,有些研发费用支出需要进行分摊归集整理,如果不对每一个研发项目进行准确的归集,必然会造成费用支出混乱,核算不准确等问题。


此外研发费用的使用部门与财务资金的支持归集部门配合松散,研发项目的费用使用部门与财务核算部门存在着衔接不上、衔接不流畅等问题同样会导致研发费用支出归集混乱,研发费用结项缺乏投入产出分析,最终导致研发费用投入产出效果差、无法享受到政府的资金支持、税费减免等优惠措施等问题。


研发费用归集账务处理不准确


企业的研发活动往往是非常复杂的,没有标准化的模式可以参考借鉴,通常情况下,归集核算研发费用属于研发支出的后端处理,一些研发成果是费用化还是资本化对于财务人员来说,仅仅凭借准则的定义是很难对研发费用会计处理做出正确的判断,研发费用的支出费用化和资本化无法划分清楚。这样会导致企业的经营核算不准确,企业的研发活动投入产出分析工作所依赖的数据就不准确。进而影响企业的分析决策。



02

造成上述研发费用管理问题的原因


研发活动是一项十分复杂的活动,每个企业对其管理都不相同,但造成企业研发费用管理问题的原因可以归类为以下几个方面:


企业管理人员的重视程度不够


企业研发活动可能会需要巨大的资金投入,一旦研发失败会给企业经营带来很大的风险,在企业经营活动正常开展的情况下,企业管理人员不愿意承担研发失败的风险。


此外,大型企业集团往往采取的预算管理机制,股东对经营管理者进行考核更多的是企业营业收入、利润等指标的考核。研发活动投入很多,一旦研发失败,企业的营收、利润的指标无法完成,这样企业的经营管理者往往不愿意承担研发失败的风险。


对研发活动统筹考虑不足


企业对研发活动缺乏整体考虑,从研发项目的立项申报、研发支出的预算管理、研发活动支出控制、研发活动管理的责任部门归口管理等没有一个统一的管理流程文件,对研发支出的投入产出缺乏系统的论证分析,缺乏对研发人员的激励政策。研发部门与财税部门配合不紧密,相关政策了解的不充分,导致研发活动混乱,投入产出的效果差,研发人员的积极性不高。



对行业、国家政策理解不透彻


近年来,国家对企业的研发活动十分重视,鼓励企业搞研发,在财税政策上给予了极大的优惠,但很多企业的财务人员对国家的财税政策理解不够充分,在积极争取财政支持、税收申报减免等方面准备材料不足,导致很多优惠政策没有享受到。此外财务人员与研发人员属于不同的领域,技术人员往往关注技术的研发活动,不了解、不掌握国家的财税政策,如果仅由财务人员靠概念去把握研发活动是不够的,研发人员与财务人员沟通不充分,财税的处理会出现差错,研发投入控制就会混乱,导致企业无法享受到国家财税政策的支持。


03

如何提高企业研发费用的管理水平


建立研发活动的立项管理制度


成立专门的研发部门负责研发的申报立项工作,从行业、技术的角度审核立项的可行性。要做好市场调研,研发人员要面向市场,充分考虑行业、市场的动态,不仅接收销售人员对产品的售后反馈,也要充分结合市场需求变化,从不同的方面和角度思考问题。针对不同的产品需求做好分析工作,从整体上把握行业的发展趋势。同时技术部门要与财务部门结合,严格区分研究阶段、开发阶段,细化研发活动支出项目,对每一个支出所发生的费用归口归集,形成完整的研发预算。财税部门要与技术部门配合,细化研发活动支出的资金管理,严格控制研发支出,对费用支出进行细化归口管理,形成完整的研发费用控制明细。


加强管理、充分享受国家产业、财税政策支持


国家出台了很多优惠措施,鼓励企业搞研发创新活动,对企业研发活动进行了很大的支持。因此企业的研发活动要充分收集整理国家对本行业、本地区的政策信息。这样,企业的研发活动不仅能符合国家的产业政策,同时还可能享受一些国家财政补贴,国家对企业的研发活动有财政支持要积极争取、积极申报国家的资金支持。国家在财税政策上对企业的研发活动也有很多优惠,企业的经营管理人员,特别是企业的财务人员要对财税政策弄懂吃透,细化财税申报资料的整理,优化财税申报的流程,使企业充分享受财税优惠,减轻企业负担。有了国家财政资金的支持、相关税费的减免,企业不仅获得了资金帮助,而且同时也减免了企业的税务负担,能够增强企业发展的动力。


提高管理人员的重视程度、做好研发支出与投入的分析工作


首先要对研发活动进行独立的归集核算,对研发活动进行细化,明确研发活动每一个阶段支出投入预算目标,每一个阶段投入的项目是什么、投入多少,达到什么样的程度和结果要有明确的目标,研发活动支出与产出有独立清晰的认识。


其次定期召开研发活动推进会议,汇报当前研发活动的支出情况、当前的进展程度、存在的问题等,及时解决当前存在的问题,持续推进研发活动开展。最后要对产出情况进行客观分析,结合产品的营业收入情况进行理性分析。不能一味的追求研发产出效果,减少必要的投入。也不能盲目加大支出,造成资源的浪费。同时财务人员要准确提高财税优惠政策数据,在进行投入产出分析的过程中要加入财税的政策优惠的因素分析,考虑国家财税政策对减轻企业负担的影响因素。


对于中小企业来说,建立单独负责管理的研发部门必然会增大企业的经营压力,做好相关人员的培训也需要一定的时间成本,那么选择一套轻量化的SaaS工具,无疑是最便捷高效的解决方案。


针对企业科研费用管理难题,科创海建立了包括项目管理、人员管理、工时管理、费用管理在内的全流程解决方案——科创海费用归集SaaS服务。


科创海费用归集服务能够帮助企业在科研项目成立之初,建立详细的管理体系,将每个项目参与者的身份、投入科研活动的时长、相关的成本费用精确划分,打破传统企业粗犷式的管理模式,让企业财务人员轻松梳理科研费用。独立的项目管理制度也能为企业研发决策提供可靠的数据基础。

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